L’événementiel est un formidable outil de promotion. C’est l’alliance de la communication et du commercial autour d’une action moins conventionnelle. L’événementiel permet de développer son portefeuille client, se faire connaitre, faire des ventes, prospecter et bien d’autre chose encore.
Organiser un événement peut s’apparenter à une mission fun mais ne vous méprenez elle demande également de la rigueur et de l’anticipation. Comme pour toute action qui mène à la visibilité, il est important de cadrer le projet en définissant des objectifs, des cibles, un budget… Dans cet article nous vous dévoilons les grandes lignes de la construction d’une stratégie évènementielle et les 9 étapes clés pour un organiser un événement.
1 - Définir l’objectif qui guidera votre événement
L’objectif est toujours le point d’ancrage d’un événement, il est à l’origine de la forme que l’événement va prendre et des personnes à qui il va s’adresser.
Attirer de nouveaux clients ? Promouvoir votre activité ? Exposer vos dernières créations ?
Déterminer un objectif permet de définir un cadre dans lequel va évoluer l’organisation de votre événement.
2 - Définir l’objectif qui guidera votre événement
L’objectif que vous avez fixé va vous permettre d’identifier vos cibles. Si votre objectif est clair, vos cibles seront facilement identifiables.
Vous devez à présent déterminer le nombre d’invités que vous allez accueillir. Privilégiez la qualité plutôt que la quantité. Gardez en tête qu’une poignée de personnes va s’inscrire mais ne se présentera pas. Les “no show” représentent en moyenne 30% de la liste des participants.
3 - Déterminer le budget de votre événement
Votre objectif est fixé, votre programme est prêt, il est temps de déterminer le budget que vous allez allouer à votre événement. C’est certainement l’une des étapes la plus importante mais aussi la plus complexe.
Prenez en compte le facteur aléa qui représente en moyenne 15% de votre budget. Voyez le comme une petite bourse pour gérer les petits pépins de dernière minute.
4 - Identifier la date idéale
Vous devez mettre toutes les chances de votre côté pour que votre événement soit un succès. Le choix de la date idéale est à définir avec minutie.
Vous devez vous assurer qu’un autre événement ne chevauchera le vôtre, pensez à vérifier le calendrier de vos concurrents et des acteurs de votre écosystème.
5 - Choisir le lieu de l’événement
Vous ne devez pas négliger cette étape car le lieu que vous allez choisir va refléter l’image de votre événement.
Il doit être en accord avec le type d’événement que vous organisez, vous allez y accueillir vos invités, vous devez y être à l’aise. Privilégier un lieu facile d’accès pour éviter toutes contraintes susceptibles de gêner la venue de vos invités. Dans l’idéal, visitez le plusieurs fois pour vous imprégner des lieux et anticiper au maximum les tâches à accomplir.
6 - Penser à restaurer vos invités
La restauration favorise l’intérêt des participants pour votre événement. Les pauses restauration sont un moment idéal pour rassembler vos convives et générer des échanges, des avis.
Commencez par déterminer le moment opportun pour restaurer vos convives. Le petit déjeuner ? une collation ? le déjeuner ? un cocktail ? La restauration peut prendre tout type de forme et accompagner vos invités à passer un bon moment.
Prenez le temps de choisir le bon traiteur et n’hésitez pas à goûter pour vous assurer que cela vous convienne.
7 - Faire connaître votre évènement
Votre ligne directrice vous a permis de maîtriser toutes les étapes de l’organisation de votre événement. Il est temps de le promouvoir, commencez à communiquer bien avant pour permettre à vos invités de caler la date dans leur agenda.
Diffusez la nouvelle sur votre site web et sur vos réseaux sociaux en précisant, le lieu, la date, l’heure et une courte description qui saura convaincre les visiteurs et abonnés. N’hésitez pas à partager régulièrement les coulisses des préparatifs sur les réseaux sociaux pour attiser la curiosité de vos abonnés et inciter les derniers encore indécis à se joindre à vous.
Vous pouvez créer un événement sur Facebook que vous pourrez associer à votre page, vous pourrez le partager et inviter tous vos contacts. Les communiqués de presse sont aussi des vecteurs de visibilité très intéressants. Si vous parvenez à intéresser le journaliste, il le diffusera gratuitement dans la presse ou à la radio.
8 - Assurer le jour J
Le Jour J est enfin arrivé, le stress est à son comble.
Il ne vous reste plus que quelques petites tâches à accomplir avant l’arrivée des participants. Pensez à noter une petite liste des choses à faire tout au long de la journée, vous pourrez ainsi vous les sortir de la tête sans pour autant les oublier et profiter vous aussi de cet événement.
Pour faciliter l’accès à vos invités, pensez à disposer de la signalétique en approche du lieu pour les guider jusqu’à vous.
9 - Évaluer les retours de l’évènement
Votre événement est terminé, il est temps pour vous de conclure ce projet mais il vous reste une dernière étape : l’évaluation post-événement.
C’est le moment de vérifier si votre objectif initial a été atteint. Ces données vont vous permettre de comprendre ce qui a fonctionné et ce qui mériterait des améliorations. Cette évaluation va vous permettre de faire le bilan et mesurer les retombées, une étape importante si vous souhaitez renouveler l’expérience.
Pensez à demander à vos invités ce qu’ils ont pensé de l’événement, cela vous permettra de prendre la température et percevoir leur ressenti.
Voici selon nous, les différentes étapes essentielles au bon déroulement de l’organisation d’un événement. Lancez-vous et n’hésitez pas à faire appel à Maestria pour vous accompagner dans ce projet. Découvrez notre offre “Du bout des doigts” spécialisée dans l’évènementiel.
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